Оригінал штатного розкладу зберігається у головного бухгалтера, його копії надсилаються у Відділ, Відділ економічного планування та аналізу та Відділ бухгалтерського обліку та звітності.

Закон не містить вимог, де зберігається штатний розпис у роботодавця. Порядок та місце зберігання встановлюють локальним актом. У локальному акті вказують порядок зберігання: у сейфі, в окремому приміщенні, з розбивкою за роками та ін.

Штатні розклади, що втратили чинність, не знищуються, а передаються на зберігання. Термін зберігання штатних розкладів – постійно, проектів штатних розкладів – п'ять років, листування з розробки та зміни розкладів – три роки після затвердження (п. п.

37 Переліку №578; так само три роки повинні зберігатися проекти штатних розкладів та документи (довідки, пропозиції, висновки) щодо їх розробки (згідно з п. 58 Переліку №578).