Наймач має повернути трудову книжку в останній робочий день. Можна видати документ трьома способами: на руки, поштою (за згодою працівника) та за довіреністю (за згодою роботодавця). Якщо співробітник не забрав трудову, то необхідно надіслати йому повідомлення поштою з проханням забрати документ.

Оформлення трудовий книжки працівнику, прийнятому працювати вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника 5 робочих днів (крім випадків, якщо відповідно до ТК РФ, іншим федеральним законом трудова книжка на працівника не оформляється).

Відповідно до п. 36 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудовий книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225, пересилання трудової книжки поштою за вказаною працівником адресою допускається лише за його згодою.